Zeitmanagement im Vertrieb: Effektive Besuchsplanung

„Wer schreibt, bleibt!“, so lautet ein gängiges Motto im Vertrieb. Wer allerdings alles undurchdacht oder im Schneckentempo erledigt, wird sein Ziel nicht erreichen. Ein erster Schritt auf dem Weg dahin ist ein gut strukturierter Terminplan. Die freien Zeitfenster sollten nacheinander aufgefüllt werden. Erst, wenn ein Tag voll ist, sollten Termine des nächsten Tages angeboten werden.

Zur optimalen Kundenbetreuung und Neukundengewinnung gehört ein persönliches Zeitprofil. Um dieses zu erstellen, sollte eine ABC-Analyse durchgeführt werden. Eine Aufteilung in drei Kategorien führt zur Priorisierung von Aktivitäten, Aufgaben, Problemen und Produkten. Die idealste Lösung besteht aus einer 80/20-Verteilung. Im Bereich Kundenbewertung hieße dieses sogenannte Pareto-Prinzip: mit 20 Prozent aller Kunden werden schon 80 Prozent Umsatz erreicht.

Unter die Kategorie A fallen alle Kunden, welchen eine hohe Bedeutung zukommt und welche als Schlüsselkunden wichtig und dringend sind. Alle Aufgaben, welche mit Ihnen zusammenhängen, sollten erledigt sein, bevor man mit der Bearbeitung der B-Aufgaben beginnt. In der letzten Kategorie befinden sich die C-Aufgaben. Darunter sind weniger wichtige Aufgaben zu finden, die möglichst schnell und effizient erledigt werden sollten.

Die genaue Analyse der eigenen Region ist für den Außendienst eine bedeutsame Frage. Interessant sind die Zusammensetzung der Region und mögliche Optimierungschancen. In jeder Region gibt es bereits erschlossene Gebiete sowie auch ausgeschöpfte Potenziale.Angaben über Größe, Lage und Bevölkerung werden als Informationen benötigt. Mitbewerber sollten bekannt sein und auch die Kaufwahrscheinlichkeit liefert wichtige Eckdaten zur Einschätzung des eigenen Potenzials.

Adressen sind für eine erfolgreiche Herangehensweise unverzichtbar. Eine sichere Chance ist die Empfehlung durch Bestandskunden. Sind diese mit dem Service zufrieden, werden sie ihn auch Freunden und Verwandten weiterempfehlen. So erweitert sich der Kundenstamm ständig.

Aufgrund dessen ist eine angepasste Besuchsfrequenz am effektivsten. Viermal im Jahr sollten A-Kunden aufgesucht werden. B-Kunden, die etwa 15 Prozent des Umsatzes einbringen, gehören zweimal im Jahr auf den Terminplan und C-Kunden, die mit ganzen fünf Prozent am Gesamtumsatz beteiligt sind, kommen mit einem Besuch im Jahr aus.

Bei einigen hundert Kunden im Jahr treten so bei der Tourenplanung einige Turbulenzen auf. Die Anzahl der Besuche pro Tag, die durchschnittliche Besuchsdauer und die Anzahl der Tage pro Woche garantieren jedoch einen reibungslosen Ablauf im Vertrieb. Ein Jahres- und Monatsplan teilt die Zeit ideal ein. Ein echtes No-Go sind Termine an Tagen, an denen Messen stattfinden oder in der Region eine Großveranstaltung ansteht. Trotzdem kann eine Präsenz auf diesen Veranstaltungen unterschiedliches bewirken; darunter mehr Neukunden und eine bessere Ressourcennutzung.